Dann gibt’s aber doch noch die „Datenschutzrichtlinie“ – was ist denn damit?

Darin legt ein Unternehmen und auch ein Verein fest, wie er grundsätzlich mit Daten umgeht. Wie diese erhoben werden, wie sie verarbeitet und genutzt werden. Und diese Festlegung sollte der Verein all denen zur Kenntnis geben, die sich darüber informieren wollen, wie der Verein mit Daten umgeht. Insbesondere mit den Daten, die der Verein von mir bereits hat oder konkret haben möchte.

Wenn ich zum Beispiel einen Platz in der Tennishalle eines Vereins oder eine Kegelbahn oder einen Platz in der Kletterhalle über das Internet buchen möchte, muss ich dazu in der Regel Angaben zu meiner Person machen. Also Name, Anschrift, Telefon, wahrscheinlich auch Bankdaten für die Abbuchung der Gebühren. Dann sollte der Verein als Betreiber der Internetseite im sichtbaren Umfeld der Buchung darauf hinweisen und erklären, wie er mit den hier erhobenen Daten umgeht.

Daher bietet es sich an, eine separate Datenschutzrichtlinie oder Datenschutzerklärung zu erstellen, die dann angeklickt und gelesen werden kann. Und damit der Nutzer die Erklärung des Vereins zum Umgang mit den Daten auch liest, sollte es ein Klickfeld geben, mit dem der Nutzer bestätigt, dass er die Datenschutzrichtlinie gelesen hat und akzeptiert.

Aber auch ohne ein auszufüllendes Online-Formular, muss die Internetseite eines Vereins eine Datenschutzerklärung enthalten.

Und so, wie auf der Internetseite im sichtbaren Umfeld des Online-Formulars erklärt werden muss, wie der Verein mit Daten umgeht, so muss natürlich auch bei einem Papier-Formular (z.B. auf der Rückseite) erklärt werden, was mit den Daten passiert, die hier erhoben werden. Deshalb macht es Sinn, alle Formulare, die im Verein Verwendung finden, mal auf den Tisch zu legen und zu prüfen, ob diese angepasst werden müssen.

Was in die Datenschutzerklärung alles rein muss, dazu gibt es jede Menge Veröffentlichungen, Muster und Empfehlungen im Internet und bei den jeweiligen Verbänden.

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